Monatsabschluss ab ITPM.collectio 4.5

Monatsabschluss 

Im Controlling stehen wir vor dem Problem, dass sich Werte für vergangene Monate nach der Berichtserstellung durch verspätete Buchungen noch verändern.
Der Monatsabschluss in ITPM.collectio begegnet jetzt diesem Problem, indem berichtete Daten in einer separaten Datenart FIX festgeschrieben werden können.

Wie verwenden wir den neuen Monatsabschluss?

Beim ersten Aufruf des Programmpunkts „Monatsabschluss“ wird die Datenart FIX für den gewählten Mandanten als intern, aktiv und in ITPM.collectioXL verfügbar automatisch angelegt. Die Datenart fließt nicht mit in die Datenmeldung für den Betriebsvergleich an den Hersteller mit ein.
Sollte zufällig schon mal eine Datenart FIX angelegt worden sein, erscheint eine Meldung und es kann kein Monatsabschluss durchgeführt werden. In dem Fall wenden Sie sich bitte an unsere Hotline.

Welche Daten werden fixiert?

Sie können selbst definieren, welche Datenarten mit in die Berechnung der Monatsabschlussdaten einfließen. Standardmäßig ist die Datenart IST als zu fixierende Datenart gesetzt. Wenn Betriebsbuchhaltungsdaten BB* fixiert werden sollen, ist in den Menüpunkt  „Datenarten" zu wechseln und dort der Haken bei „für Monatsabschluss fixieren“ zu setzen.

 

Wie kann ich einen Monat schließen?

Rufen Sie den Programmpunkt „Monatsabschluss" auf.

Ihnen wird automatisch der nächste zu schließende Monat für den Monatsabschluss angeboten.
Hinweis: Sollten noch fehlerhafte IST/BB-Daten in der Zieldatentabelle stehen, wird kein Monatsabschluss durchgeführt. Sind die Daten fehlerfrei, werden die Datensätze mit der Datenart FIX in die Zieldatentabelle geschrieben.

Wie werden die Monatsabschlussdaten berechnet?

ITPM.collectio errechnet die Finanzdaten wie folgt:

       FIX-Wert des abzuschließenden Monats =
       IST-Daten in Summe (per) bis zum Abschlussmonat        
       minus
       FIX-Daten in Summe (per) bis zum Vormonat


Die Statistikdaten werden jeweils 1:1 für den gesamten Zeitraum bis zum abgeschlossenen Monat in die Datenart FIX kopiert.

Wie können die Daten geprüft werden?

Der Vorgang wird für den abgeschlossenen Monat mit folgenden Angaben protokolliert:
Mandant / Periode / Abschlussdatum /Benutzer /Workstation

 

Der Karteireiter Protokoll zeigt, auf welcher Basis die Zieldaten FIX erstellt wurden (nur Finanzdaten, da Statistikwerte 1:1 kopiert werden).

 

Eingeblendet wird das Protokoll des zuletzt abgeschlossenen Monats.
Die Spalten Mandant, Kontoart und nicht belegte Dimensionen sind ausgeblendet. Können jedoch über Spaltenauswahl wieder eingeblendet werden.
Die Abschlussprotokolldatei wird unter %appdata%\ITPM\collectio4 abgelegt. Der Dateiname wird nach der Namenskonvention Monatsabschluss_Periode_Mandant(z.B. Monatsabschluss_201701_0001.csv) aufgebaut.

Kann ich den Monat nochmal öffnen?

Ja, über den Programmpunkt „Vormonat öffnen“. Die Zieldaten des letzten, abgeschlossenen Monats werden dann wieder gelöscht und die Monatssperre aufgehoben.
Wird der Vormonat wieder geöffnet und neu geschlossen, wird die alte Abschlussprotokolldatei umbenannt und eine neue erzeugt.
z.B. Monatsabschluss_201701_0001_2017.09.26_1059516707.csv

Hinweis, bitte beachten!

Beim Fixieren wird das zu dem Zeitpunkt gültige Identkonto des Herstellers mit festgeschrieben. Nach Einspielen eines neuen Kontenrahmens (hier können Herstellerkonten wegfallen) oder bei manuellen Änderungen der Identkontenzuordnung kann es zu Abweichungen in den Auswertungen kommen, da die Berichte meist in Abhängigkeit der Herstellerkonten aufgebaut sind.
In diesem Falle muss die neue Identkontenzuordnung auf die FIX-Daten übertragen werden. Im Menüpunkt „Verarbeitung“ wird die Datenart FIX mit angezeigt. Nach dem Verarbeiten der regulären Daten IST und BB* mit Zuordnung der neuen Identkonten kann für die Datenart FIX ein neuer Zuordnungslauf gestartet werden.

(Beitrag verfasst von Frau Huber-Betzer & Herr Möser)

Kommentare sind geschlossen

ITPM it-projects Möser GmbH
Johannesstraße 22
67346 Speyer
Tel.: +49 6232 62275-0
info@itpm.eu