Künstliche Intelligenz im Controlling:
Warum ITPM schon heute weiter ist, als Sie vielleicht denken

Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag angekommen. Sie hilft dabei, Informationen schneller zu finden, Zusammenhänge zu erkennen und wiederkehrende Aufgaben effizienter zu erledigen.

Auch im Controlling eröffnen sich dadurch enorme Möglichkeiten: Informationen lassen sich schneller bereitstellen, Auswertungen einfacher analysieren und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge gezielter betrachten.

Für uns als Ihr Software-Partner stellt sich deshalb nicht die Frage, ob wir KI in ITPM.collectio integrieren, sondern an welchen Stellen und wie tiefgreifend wir das tun. Und genau das zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag: Wir beschäftigen uns nicht erst seit Kurzem mit diesem Thema. Wir haben bereits konkrete KI-Funktionen entwickelt, in Ihre Software gebracht und gehen diesen Weg systematisch weiter.

Vom KI-Chatbot zum KI-Assistenten: Wir liefern bereits

Vor einiger Zeit haben wir Ihnen unseren KI-Chatbot in ITPM.collectio vorgestellt. Schon heute unterstützt er Sie dabei, Antworten auf Fragen zur Bedienung der Software und zum Rechnungswesen-Handbuch zu erhalten, ohne dass Sie lange in Handbüchern suchen oder Rückfragen an den Support richten müssen. Reicht die Antwort des Chatbots einmal nicht aus, ist der nächste Schritt nur einen Klick entfernt: Direkt aus dem Chat heraus können Sie die persönliche Unterstützung eines Hotline-Mitarbeiters anfordern.

Die KI ersetzt den persönlichen Support also nicht, sie ist der schnelle erste Anlaufpunkt davor.

Das ist für uns aber erst der Anfang. Aus dem KI-Chatbot entwickeln wir Schritt für Schritt einen echten KI-Assistenten, der künftig ein zentraler Einstiegspunkt für die tägliche Arbeit mit ITPM.collectio werden soll. Er soll nicht nur bei Bedienfragen unterstützen, sondern auch bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen und Analysen helfen.

Auch abseits davon setzen wir KI bereits heute gezielt und produktiv ITPM.collectio ein:

Planung per Prompt im ITPM.collectioPlanner. Man kann eine Planung bereits vollständig über Prompts definieren. Sie beschreiben, was geplant werden soll und die KI übernimmt die Umsetzung. Gerade mit Blick auf die bevorstehende Planungsphase für das kommende Geschäftsjahr bauen wir diesen Bereich nochmal deutlich aus.

KI-generierte Bilder für Auswertungen. Bei einer Vielzahl von Auswertungen fällt es leichter, den Überblick zu behalten, wenn diese sich auf einen Blick optisch unterscheiden lassen. Für manche mag das zunächst wie eine Spielerei wirken, in der Praxis hilft es jedoch spürbar bei der Orientierung. Seit einiger Zeit steht dafür eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie KI-Bilder nach eigenen Vorgaben erzeugen können. Wenn Sie erfahren wollen, wie das funktioniert, fragen Sie den KI-Chatbot in ITPM.collectio, wie Sie einer Auswertung ein Symbolbild mit KI hinzufügen können ;-)

Für uns steht dabei immer eine Frage im Vordergrund:
Wo bietet KI unseren Anwendern einen konkreten Mehrwert im täglichen Controlling und nicht nur einen Marketing-Effekt?

Der Unterschied, der zählt:
KI im Controlling ist kein reines Technik-Thema

Viele Anbieter sprechen aktuell über KI. Doch ein leistungsfähiger KI-Assistent entsteht nicht allein durch ein größeres Sprachmodell oder eine neue Chat-Oberfläche. Für verlässliche, betriebswirtschaftlich korrekte Antworten reicht es nicht aus, irgendwie auf Unternehmensdaten zugreifen zu können.

Der KI-Assistent muss verstehen,

• welche Daten für eine Fragestellung relevant sind,
• wie Kennzahlen konkret berechnet werden,
• welche Buchhaltungsdaten zu berücksichtigen sind, und
• wie diese Daten inhaltlich zusammenhängen.

Das ist der Punkt, an dem sich die Spreu vom Weizen trennt. Ohne eine saubere, konsistente Datengrundlage bleibt jede KI-Integration Stückwerk – unabhängig davon, wie modern die eingesetzte Technologie ist.

Genau hier haben wir in den vergangenen Monaten intensiv gearbeitet

Eine besondere Herausforderung im Controlling von Autohäusern besteht darin, dass Sachkonten je nach Hersteller, Kontenrahmen oder individuellen Erweiterungen sehr unterschiedlich aufgebaut sein können. Ohne eine einheitliche Struktur bleibt jede KI-gestützte Auswertung angreifbar.

Deshalb haben wir zunächst eindeutige Strukturen definiert, die unabhängig vom eingesetzten Kontenrahmen und für alle Marken funktionieren. Sie bilden die gemeinsame Sprache zwischen Ihren Finanzdaten und dem KI-Assistenten. Dieser kann künftig nicht nur Zahlen ausgeben, sondern auch nachvollziehbar erklären, welche Konten in eine Kennzahl einfließen und wie ein Ergebnis zustande kommt.

Und genau diese Grundlage haben Sie als ITPM-Kunde bereits. Mit ITPM.collectio und den zugrunde liegenden ITPM-Datenstrukturen verfügen Sie schon heute über die saubere, konsistente Basis, auf der verlässliche KI-Funktionen erst aufgebaut werden können. Wer im Controlling auf künstliche Intelligenz setzen möchte, braucht genau dieses Fundament. Wir haben es gemeinsam mit Ihnen bereits geschaffen.

Ihre Daten bleiben geschützt

Bei der Weiterentwicklung unseres KI-Assistenten stehen der Schutz Ihrer Unternehmensdaten und die eindeutige Trennung der Kundendaten an erster Stelle.

Auch bei der Kommunikation mit den eingesetzten KI-Modellen achten wir darauf, dass sensible Unternehmensdaten geschützt bleiben. Für die Verarbeitung werden ausschließlich die Informationen anonymisiert an die LLM Anbieter übermittelt.

Die erzeugte Antwort wird nur über unsere Systeme verarbeitet und dem angemeldeten Anwender in ITPM.collectio zur Verfügung gestellt.

Damit schaffen wir die Voraussetzungen, um die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz zu nutzen und gleichzeitig den Schutz Ihrer Unternehmensdaten zu gewährleisten.

Was bedeutet das künftig für Ihren Arbeitsalltag?

Der entscheidende Mehrwert soll dort entstehen, wo heute noch Zeit für das Suchen, Zusammenstellen und Auswerten von Informationen benötigt wird. Statt sich durch verschiedene Berichte und Auswertungen zu bewegen, sollen Sie betriebswirtschaftliche Fragen künftig direkt an den KI-Assistenten stellen können, zum Beispiel:

• „Wie hat sich mein Umsatz gegenüber dem Vorjahr entwickelt?“
• „Wie hoch sind meine Personalkosten?“
• „Welche Konten fließen in diese Kennzahl ein?“
• „Wie hat sich mein Betriebsergebnis entwickelt?“

Der KI-Assistent soll die benötigten Informationen schneller bereitstellen und die zugrunde liegenden Zusammenhänge nachvollziehbar erklären. Für Ihr Controlling bedeutet das: weniger Zeit für die Suche und Zusammenstellung von Informationen und mehr Zeit für Analyse, Bewertung und die Ableitung der richtigen Maßnahmen.

Unser Anspruch: konsequent, aber verlässlich

Uns geht es nicht darum, in kurzer Zeit möglichst viele KI-Funktionen zu präsentieren. Entscheidend ist, dass jede Erweiterung im täglichen Einsatz einen echten Nutzen bietet und die bereitgestellten Informationen nachvollziehbar und verlässlich sind. Genau deshalb gehen wir diesen Weg Schritt für Schritt. Strukturiert, auf einer soliden Datenbasis aufgebaut, und konsequent weiterverfolgt.

Wenn Sie im Controlling auf künstliche Intelligenz setzen möchten, setzen Sie auf einen Partner, der die Grundlagen dafür bereits geschaffen hat und der diesen Weg kontinuierlich weitergeht. Genau das ist unser Anspruch bei ITPM.

Ihre Meinung zählt

Welche Unterstützung durch KI wünschen Sie sich in ITPM.collectio? Welche Fragen würden Sie Ihrem KI-Assistenten künftig gerne stellen? Welche Informationen möchten Sie schneller erhalten und bei welchen Aufgaben könnte Ihnen ein KI-Assistent im täglichen Controlling Arbeit abnehmen?

Mit Ihrer Rückmeldung helfen Sie uns, die nächsten Entwicklungsschritte konsequent an den Anforderungen der Praxis auszurichten.

Hier geht es zur Umfrage: https://docs.google.com/forms/d/1HvHdD1dn6LRjvXV13DsRBmxSaXrAYN7b5BHNq7NfR3A/edit

Wir freuen uns auf Ihre Ideen und halten Sie über die nächsten Schritte rund um den KI-Assistenten in ITPM.collectio auf dem Laufenden.

Ihr ITPM-Team