ITPM.cash!ACCOUNT3 – professionelle Kassen- und Kreditkartenabwicklung

Verbindung zu verschiedenen Dealer-Management-Systemen

Durch die Integration in Ihre Systemumgebung stehen dem Kassenmitarbeiter alle notwendigen Informationen zur Verfügung, um Zahlungsvorgänge zügig und korrekt zu erfassen. Die Verbindung zu den Dealer-Management-Systemen wie alphaplus, Autoline, CIDCAR, C/A/R/E usw. ermöglicht die Anzeige von Kundendaten und Rechnungen, die von Ersatzteilmitarbeitern, Fakturisten oder Serviceberater gerade erzeugt wurden. So ist es möglich, dass der Kassenmitarbeiter bereits über Informationen zu einer Rechnung verfügt, die der Kunde soeben an anderer Stelle im Autohaus übergeben bekommen hat. Sollte der Kunde ältere Rechnungen bezahlen wollen, werden auch diese offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung (gypsilon / SAP) in ITPM.cash!ACCOUNT angezeigt.

Verbindung zu verschiedenen Finanzbuchhaltungssystemen

Um Kassenbelege nicht mehrfach in die Hand nehmen zu müssen, können Kassenbuchungen aus ITPM.cash!ACCOUNT in verschiedene Finanzbuchhaltungssysteme wie DATEV, gypsilon, SAP usw. exportiert werden. Der Export erfolgt durch direktes Schreiben der Kassenbuchungen in die Finanzbuchhaltungsdatenbank (gypsilon) oder die Erstellung einer csv-Datei (DATEV/SAP), die alle Kassenbuchungen enthält und auch für weitere Finanzbuchhaltungssysteme geeignet ist.

Rechtliches

Nach anfänglicher Unsicherheit darüber, ob ITPM.cashACCOUNT über eine TSE verfügen muss, hat das Bundesfinanzministerium am 17.09.2020 FAQ als Orientierungshilfe herausgegeben. Darin ist beschrieben, dass elektronische Aufzeichnungssysteme, die dazu in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen und abzuwickeln, unter die Anforderungen des § 146a AO i.V.m. der KassenSichV fallen. ITPM.cashACCOUNT darf aus diesem Grund nicht mehr ohne TSE-Modul eingesetzt und erworben werden. Das TSE-Modul können Sie hier bestellen.

Unveränderbarkeit

Sämtliche Daten werden in einer Microsoft-SQL-Server-Datenbank gespeichert. Erfasste Buchungen lassen sich durch den Anwender in ITPM.cash!ACCOUNT nicht mehr verändern. Sollte es allerdings doch einmal zu einer fehlerhaften Erfassung gekommen sein, unterstützt Sie die Stornofunktion und ermöglicht Ihnen so, die erfasste Zahlung noch einmal korrekt einzugeben. Sämtliche Zahlungen werden ordnungsgemäß festgehalten.

Vollständigkeit und Zeitgerechtigkeit

Zahlungserfassungen sind zeitnah, möglichst unmittelbar vorzunehmen. Hierbei unterstützt Sie ITPM.cash!ACCOUNT durch seine leichte Bedienbarkeit. Sie können die Zahlung direkt im Beisein des Kunden am Kassenschalter vornehmen.

Richtigkeit

Für die „richtige“ Erfassung von baren und unbaren Zahlungen bietet Ihnen ITPM.cash!ACCOUNT verschiedene Unterstützungen, die es auch dem Nicht-Buchhalter leicht machen.

• Buchungsschlüssel für wiederkehrende Zahlungen
• Abstimmungsmöglichkeiten während der Eingabe
• Abstimm- und Zählprotokolle
• Offene Posten aus Finanzbuchhaltung und Dealer-Management-System

Belegpflicht

Hier gilt die alte Buchhalterregel: Keine Buchung ohne Beleg. ITPM.cash!ACCOUNT erzeugt bei jeder Zahlung einen Beleg. Dieser wird immer als PDF-Datei für die Archivierung bereitgestellt und kann optional gedruckt werden, um ihn zum Beispiel als Quittung zu benutzen.

Nachvollziehbarkeit

Der Geschäftsvorfall hinter einer Zahlung muss für einen fachkundigen Dritten nachvollziehbar sein. ITPM.cash!ACCOUNT stellt alle Zahlungen nach der Erfassung in verschiedenen Auswertungen vollständig und mit allen notwendigen Angaben dar, sodass sich alle Vorgänge einfach nachvollziehen lassen.

Unbare Geschäfte

Neben den klassischen Barzahlungen können mit ITPM.cash!ACCOUNT auch unbare Zahlungen wie EC- oder Kreditkartenzahlungen gebucht und in die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Protokollierung

Neben den reinen Zahlungsdaten wie Zahlbetrag, Konto, Datum usw. werden auch Informationen wie Mitarbeiter oder Erfassungszeitpunkt protokolliert. So kann im Nachhinein immer festgestellt werden, wer die Zahlungserfassung durchgeführt hat.

Weitere Vorteile

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Funktionen bietet Ihnen ITPM.cash!ACCOUNT eine Vielzahl von Vorteilen.
Diese

• reduzieren den Aufwand,
• verschlanken die Verwaltung
• vereinfachen den Umgang mit Bargeld und Kartenzahlungen und
• machen die Zahlungsvorgänge auch von entfernten Standorten aus nachvollziehbarer.

Personen- und Sachkontenbuchungen

Mit ITPM.cash!ACCOUNT erfassen Sie alle baren und unbaren Zahlungen, die im Autohaus vorkommen. Neben Zahlungen von Kunden oder an Lieferanten besteht auch die Möglichkeit, Sachkontenbuchungen vorzunehmen. Diese geben Sie fehlerfrei einfach über vorgefertigte Buchungsschlüssel ein.

Geldwäschegesetz

Laut Geldwäschegesetz sind Sie bei Zahlungen über 10.000 EURO angehalten, den wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren. Dabei kann der Betrag von 10.000 EURO auch durch Barzahlungen für verschiedene Geschäftsvorfälle erreicht werden. ITPM.cash!ACCOUNT weist Sie daher bei Überschreitung des Betrages, auch über einen längeren Zeitraum hinweg, darauf hin und bietet den Ausdruck eines Formulars an, auf dem die notwendigen Angaben zum Kunden festgehalten werden können. Selbstverständlich ist dieses Formular Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend anpassbar.

KFZ-Branchenkontenrahmen SKR51 und andere Kontenrahmen

Der Branchenkontenrahmen SKR51 verwendet neben der Kontennummer weitere Kostenrechnungsmerkmale wie Standort, Marke, Kostenstelle, Absatzkanal und Kostenträger/Modell. Entsprechende Eingabemöglichkeiten werden von ITPM.cash!ACCOUNT hierfür bereitgestellt. Alternativ können beliebige weitere Kontenrahmen verwendet werden.

Bedienbar ohne Buchhaltungskenntnisse

Die Komplexität aus Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträgern, Marken usw. ist teilweise nicht einfach zu überblicken. Um die Arbeit wesentlich zu erleichtern, stehen Buchungsschlüssel und Verteilschlüssel bei Splitbuchungen für die jeweiligen Geschäftsvorgänge zur Verfügung. So ist die Zahlungserfassung möglich, ohne über tiefgreifende buchhalterische Kenntnisse zur verfügen.

Berichtsdesigner

Mit ITPM.cash!ACCOUNT erzeugen Sie Zahlungsbelege, Primanotas, Abstimmprotokolle u.v.m. Um diese Berichte Ihren Vorstellungen entsprechend und CI-gerecht auszugeben, haben wir in ITPM.cash!ACCOUNT einen Berichtsdesigner integriert. Damit ist es einfach möglich, sämtliche Auswertungen anzupassen oder einen eigenen Bon-Druck zu realisieren.

Benutzerverwaltung

Über die Benutzerverwaltung legen Sie in ITPM.cash!ACCOUNT fest, wer in welchen Betrieben welche Zahlungsmittel bedienen darf. Darüber hinaus können Sie steuern, welchem Mitarbeiter welche Buchungsschlüssel zur Verfügung stehen. So hat jeder nur Einblick in die Zahlungsmittel, die er zu verantworten hat.

Kassenschublade

ITPM.cashACCOUNT wird ohne eine Kassenschublade geliefert. Wenn Sie eine externe elektrische Kassenschublade einsetzen, können sie diese bei lokaler Installation am Client automatisch durch ITPM.cash!ACCOUNT öffnen lassen, sobald eine Zahlungsvorgang eingegeben wird. So stellen Sie sicher, dass niemand Zugriff auf die Bargeldbestände hat, ohne vorher einen protokollierten Vorgang ausgelöst zu haben. Darüberhinausgehende Verbindungen oder Funktionen zwischen ITPM.cash!ACCOUNT und der Kassenschublade sind nicht gegeben, da es sich bei ITPM.cash!ACCOUNT um kein elektronisches Kassensystem, sondern um ein Erfassungsprogramm für Zahlunsgvorgänge handelt.

Terminalserverfähigkeit

ITPM.cash!ACCOUNT lässt sich sowohl lokal auf einem Client installieren, als auch auf Citrix- und weiteren Terminalservern.

Bon- und Quittungsdruck

ITPM.cash!ACCOUNT druckt auf allen Druckern, die im Windows-Netzwerk erreichbar sind. Falls Sie spezielle Bon-Drucker einsetzen wollen, können Sie mit dem Berichtsdesigner ein entsprechendes Format definieren.

Auswertungen und Analysen

Alle Zahlungsvorgänge werden in der ITPM.cash!ACCOUNT-Datenbank dauerhaft gespeichert und stehen somit für Auswertungen wie Primanotas, Abschlussberichte oder Kassenübersichten bereit. Das integrierte Dashboard ermöglicht in einer grafischen Oberfläche die Analyse aller Kassen bis zum einzelnen Geschäftsvorfall.